TRỘN 2 THƯ TRONG 1 TRANG GIẤY

Trộn các thứ trong cùng một trang giấy là tuấn kiệt cực hữu dụng của Microsoft Word. Bạn dùng có thể sử dụng tính năng này để sinh sản cùng lúc nhiều thư bao gồm cùng văn bản nhưng khác ở 1 vài cụ thể nhất định. Nhờ đó, câu hỏi soạn thảo văn bản, in ấn sẽ nhanh lẹ và tiết kiệm ngân sách giấy hơn rất nhiều. Trong phạm vi bài viết sau, https://cusc.edu.vn xin share cách trộn 2 thư trong một trang giấy bằng Microsoft Word, mời bạn tham khảo nhé!

Chức năng trộn thư là gì?

Trước lúc đi vào cụ thể cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, bọn họ hãy cùng nhìn qua vài nét về chức năng trộn thư này. Trộn thư hay còn gọi là Mail Merge-là 1 trong những những tác dụng soạn thảo văn bản trong Microsoft Word.

Bạn đang xem: Trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Cụ thể, công dụng Mail Merge hay được thực hiện khi biên soạn thảo thư mời, thích hợp đồng, tem phiếu,…những một số loại văn phiên bản có cùng một nội dung chủ yếu và khác nhau ở một số trong những vị trí tin tức chi tiết. Ví dụ như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…

Dựa vào điểm lưu ý này, để thực hiện Mail Merge trước hết họ cần sẵn sàng sẵn phần ngôn từ cơ phiên bản và nguồn dữ liệu cho từng địa chỉ tùy biến. Nguồn tài liệu thường được trình bày dưới dạng list trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table vào Word hay ngẫu nhiên văn phiên bản nào có cấu tạo phân nhiều loại rõ ràng.

Để dễ dàng hình dung, cusc.edu.vn sẽ chỉ dẫn một ví dụ cụ thể như sau. Ta tất cả một list Quân nhân đề xuất làm sổ khám bệnh dịch được lưu dưới dạng bảng tính Excel. Yêu ước từ nguồn dữ liệu này, họ nhập thông tin vào tệp tin Word để in sổ xét nghiệm sức khỏe. Nếu nhập thủ công bằng tay từng họ tên, cấp bậc,…sẽ tốn rất nhiều thời gian công sức. Vì đó, chúng ta cần sử dụng tính năng trộn thư để triển khai yêu mong này một cách mau lẹ và đúng đắn nhất.

Yêu cầu nhập tin tức từ bảng dữ liệu Excel bao gồm sẵn lịch sự Word

Hướng dẫn phương pháp trộn 2 thư trong một trang giấy

Để ban đầu thực hiện nay cách trộn 2 thư trong một trang giấy, ta tiến hành từng bước theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: chuẩn bị bảng dữ liệu

Để quá trình trộn thư không xẩy ra lỗi, các bạn cần đảm bảo phần title trên cũng của bảng dữ liệu phải khớp với tin tức cần nhập mặt file Word. Nếu phía bên trên bảng tài liệu có phần nội dung không liên quan, chúng ta cần thực hiện thao tác xóa dồn phần đó đi

Xóa dồn phần tiêu đề không cần thiết trên đầu

Bước 2: chuẩn bị phần nội dung file Word

Như đã giới thiệu ở trên, bạn có thể thấy phần nội dung cần thực hiện là Sổ khám sức mạnh với các mục bọn họ tên, cung cấp bậc, Chức vụ, Đơn vị, team máu. Tuy nhiên kích thước nhỏ dại như vậy để in trên nền mẫu giấy A4 đang gây tiêu tốn lãng phí rất lớn. Bởi vì đó, họ cần thực hiện thêm một bước kiểm soát và điều chỉnh sao cho từng trang giấy A4 sẽ có được ít tốt nhất từ 4-8 nội dung tương tự.

Lưu ý, việc điều chỉnh này sẽ tùy trực thuộc vào kích thước, độ nhiều năm của văn bản. Giả dụ văn bạn dạng của các bạn là phù hợp đồng, thư mời nhận việc,…bạn hoàn toàn có thể bỏ qua công đoạn này và tiến hành tiếp trả lời cách trộn 2 thư trong một trang giấy bên dưới.

Xem thêm: Hướng Dẫn Thủ Tục Cấp Lại, Đổi Giấy Phép Lái Xe Qua Mạng Tại Tphcm Nhanh Nhất

Để triển khai nhân các nội dung cùng lúc, các bạn copy phần ngôn từ này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > lựa chọn mục Labels > nhấn chọn nút New Label. Lộ diện cửa sổ Label Detail, bạn tùy chỉnh thiết lập các thông số theo hình tiếp sau đây và chọn OK

Thiết lập các thông số

Tiếp theo, chúng ta dán phần văn bản đã copy lúc đầu vào ô nhãn thứ nhất > nhấn lựa chọn nút Update Labels vào thẻ Mailing để thực hiện nhân các nhãn khác có nội dung như thể nhau trên thuộc trang giấy.

Chọn nút Update Labels để nhân thêm những nhãn khác thuộc nội dung

Bước 3: tiến hành liên kết tin tức từ bảng tài liệu sang ngôn từ văn bản.

Cũng trong thẻ Mailing, các bạn chọn Select Recipients > chọn Use Existing danh sách > chọn file Excel chứa bảng dữ liệu họ cần liên kết

Use Existing List" width="640" height="427" srcset="https://cusc.edu.vn/tron-2-thu-trong-1-trang-giay/imager_5_311581_700.jpg 640w, https://cusc.edu.vn/wp-content/uploads/2020/05/Chon-Select-Recipients-Use-Existing-List-300x200.jpg 300w" sizes="(max-width: 640px) 100vw, 640px" />Chọn Select Recipients > Use Existing List

Tiếp theo trên vị trí bắt buộc điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, bạn chọn Insert Merge Field và lựa chọn phần nội dung tương ứng ( ví dụ Họ với tên)

Tiến hành link từng ngôn từ cho nhãn đầu tiên

Bạn triển khai tương tự cho các thông tin mặt dưới. Sau thời điểm chọn xong cho nhãn đầu tiên, các bạn cũng nhấn vào nút Update Labels nhằm nhập thông tin cho các nhãn tiếp sau một cách nhanh lẹ mà không hẳn lặp lại các thao tác làm việc như trên.

Chọn nút Update Labels để nhân thêm nội dung cho những nhãn tiếp theo

Cuối cùng, để đánh giá kết quả, ta nhấp vào nút Preview Results. Nếu thực hiện theo đúng gợi ý cách trộn 2 thư trong một trang giấy như trên, các bạn sẽ thấy nghỉ ngơi mỗi mục của từng nhãn đang hiển thị các thông tin tương xứng với bảng tài liệu và không thể bị trùng lặp.

Xem lại kết quả sau khi thực hiện ngừng cách trộn 2 thư trong một trang giấy

Để giúp chúng ta hiểu rõ hơn, xin mời tìm hiểu thêm ngay clip mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới trên đây nhé!

Như vậy, cusc.edu.vn vừa hướng dẫn xong xuôi cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy. Mong muốn với các thao tác đơn giản như trên để giúp đỡ ích cho bài toán soạn thảo văn bản của các bạn được hối hả và chính xác nhất. Chúc bạn thành công!