Nghề Tổ Chức Sự Kiện Là Gì

Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện (event) thu hút nhiều bạn trẻ quan tâm và tìm hiểu. Đây là một nghề đầy thú vị, tạo nhiều cơ hội trải nghiệm cuộc sống nhưng cũng có nhiều áp lực không kém. Hôm nay, cusc.edu.vn sẽ chia sẻ những thông tin cụ thể giúp bạn hiểu hơn về công việc này nhé!


2 Mô Tả Chi Tiết Công Việc Của Nhân Viên Event3 Những Tố Chất “Cần Và Đủ” Của Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Khái Niệm Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện (event) sẽ phụ trách những công việc như lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối chương trình diễn ra. Đây là hoạt động quan trọng trong các kế hoạch marketing, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Thông thường, một sự kiện được tổ chức sẽ hướng đến một trong những mục tiêu sau:

Hỗ trợ chiến dịch truyền thông, phát triển hình ảnh đa chiều về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ.Phát triển những mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.Quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với công chúng một cách trực tiếp, hiệu quả.Hỗ trợ bán hàng, phát triển kênh phân phối, chương trình chiêu thị.

*
*

Công việc tổ chức sự kiện sẽ giúp các bạn có cơ hội gặp gỡ và làm việc với nhân sự của đa dạng ngành nghề, lĩnh vực. Đây là “mảnh đất màu mỡ” để những bạn trẻ năng động phát triển bản thân, thỏa sức sáng tạo cùng mức thu nhập hấp dẫn. Những hoạt động thường được tổ chức sự kiện như:

Hội chợ thương mại, triển lãm sản phẩm.Lễ hội, các buổi biểu diễn nghệ thuật, ca múa nhạc.Sự kiện văn hóa, thể thao, giải trí hoặc các hoạt động gây quỹ.Hội thảo chuyên đề, giao lưu, họp mặt, hội nghị, tri ân.Sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi.

Mô Tả Chi Tiết Công Việc Của Nhân Viên Event

Bạn có thể làm nhân viên sự kiện nội bộ của doanh nghiệp hoặc trong các công ty cung cấp dịch vụ (agency). Với tính chất công việc xen lẫn giữa dịch vụ và truyền thông – quảng cáo nên vị trí này thường bận rộn hơn so với các bộ phận khác trong phòng marketing. Các công việc mà người làm event phải chịu trách nhiệm và thực hiện được miêu tả cụ thể ở phần tiếp theo.

Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để lên ý tưởng chủ đề cho chương trình

Công việc đầu tiên của nhân viên tổ chức sự kiện chính là tiếp nhận những yêu cầu từ các phòng ban hoặc khách hàng để lên ý tưởng, nội dung cụ thể. Họ sẽ nghiên cứu về thông điệp muốn truyền tải, đặc điểm của khách mời tham dự và mục tiêu cần đạt được. Mang tính quyết định đến sự thành công của chương trình cũng như mức độ hài lòng của ban lãnh đạo, khách hàng nên giai đoạn này thường được triển khai kỹ lưỡng và mất khá nhiều thời gian.

*
*

Tổ chức sự kiện là nghề làm một nhưng phải biết mười, đòi hỏi người thực hiện phải đa năng, có kiến thức ở nhiều lĩnh vực liên quan, khả năng sáng tạo và am hiểu tâm lý con người. Từ những tố chất ấy, họ sẽ đề xuất những ý tưởng đúng với mong muốn, yêu cầu của các bên liên quan.

Xây dựng kế hoạch, kịch bản sự kiện để trình lên lãnh đạo hoặc khách hàng

Tiếp theo, nhân viên sự kiện sẽ phác thảo kế hoạch cụ thể dựa trên ý tưởng đã thống nhất lựa chọn. Họ trình bày rõ ràng những hạng mục cần thực hiện như: thời gian, không gian tổ chức; số lượng người tham gia; kịch bản chương trình; ngân sách đề xuất; phương án dự phòng; các đơn vị hỗ trợ, hợp tác; danh sách nhân sự thực hiện;… Cấp quản lý hoặc khách hàng sẽ xem qua và góp ý trực tiếp những điều cần thay đổi, chỉnh sửa để hoàn thiện bảng kế hoạch. Bước này giúp cho đội ngũ làm event dễ kiểm soát, theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động dễ dàng hơn.

*
*

Tìm kiếm, lựa chọn các đơn vị hợp tác, hỗ trợ

Một sự kiện thành công với quy mô lớn hay nhỏ, chưa bao giờ là công lao của riêng một ai. Để thực hiện tất cả các hạng mục của chương trình phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong công ty và với các đơn vị hỗ trợ về địa điểm, thiết bị, trang trí,… Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm, lựa chọn và làm việc với các đối tác để đảm bảo các yếu tố cần có để tổ chức chương trình. Vì khối lượng công việc khá nhiều nên trưởng bộ phận thường phân công cụ thể từng hạng mục cho mỗi người để không bị quá tải hoặc chậm trễ so với timeline.

Thực hiện sự kiện

Các công việc trên đều thuộc khâu trước sự kiện, thời điểm quan trọng nhất chính là lúc sự kiện diễn ra. Nếu nhân sự chuẩn bị tốt thì tới giai đoạn này, công việc đỡ áp lực hơn rất nhiều. “Chạy” chương trình là cụm từ quen thuộc khi nhắc đến nghề tổ chức sự kiện. Họ không trực tiếp xuất hiện; chào đón khách mời, người tham gia; không phục vụ thức ăn hay đồ uống mà sẽ giám sát, điều phối tất cả hoạt động diễn ra trong sự kiện theo kịch bản với vai trò ban tổ chức. Ngoài ra, họ phải có phương án dự phòng khi sự cố, trục trặc xảy ra để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn.

*
*

Giải quyết công việc sau sự kiện

Khi chương trình kết thúc, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ bàn giao và thanh lý hợp đồng với các đối tác hỗ trợ. Làm báo cáo phân tích về hiệu quả lẫn thiếu sót và tài chính thu chi của sự kiện gửi cho cấp trên, khách hàng hay bộ phận kế toán cũng là một việc quan trọng mà người thực hiện sự kiện cần chú ý phải hoàn thành.

Những Tố Chất “Cần Và Đủ” Của Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm

Với đặc thù công việc đòi hỏi sự tương tác, phối hợp giữa các cá nhân trong nhóm và giữa các bộ phận liên quan nên những người làm sự kiện phải biết cách làm việc với tập thể. Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm giúp họ sắp xếp công việc hợp lý, phân bổ nhân sự phù hợp và kiểm soát tốt các sự cố, rủi ro có thể xảy ra. Việc kết nối các thành viên trong đội nhóm cùng các bộ phận hỗ trợ tốt sẽ góp phần lớn vào thành công của sự kiện.

*
*

Chịu khó và chủ động trong công việc

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi tính chủ động cao. Thường những bạn năng động, có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng, hợp lý sẽ phù hợp hơn. Nghề sự kiện đòi hỏi sự hết mình khi thời gian làm việc bận rộn, thất thường để đảm bảo theo kịp tiến độ và chất lượng của công việc đã đề ra. Sự chịu khó và làm việc có trách nhiệm là điều không thể thiếu của một nhân sự tổ chức sự kiện.

Khả năng giải quyết tình huống nhanh chóng

Mỗi sự kiện diễn ra đều có khả năng xảy ra những vấn đề, sự cố phát sinh. Ngoài nhiệm vụ giám sát các hoạt động diễn ra thì người làm sự kiện còn phải nhạy bén xử lý những tình huống bất ngờ này. Trước một sự kiện, người tổ chức cần dự trù được những trường hợp có thể xảy ra và các phương án dự phòng hiệu quả.

Kỹ năng sáng tạo và óc thẩm mỹ

Một khối óc sáng tạo sẽ giúp các bạn tổ chức sự kiện tạo được dấu ấn riêng cho chương trình. Việc sáng tạo nhằm cung cấp những ý tưởng đột phá, tạo nên một proposal đầy tính thuyết phục với khách hàng và các phương án giải quyết những vấn đề phát sinh hợp lý. Khiếu thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại thiện cảm và ấn tượng cho người tham dự.

*
*

Sự cẩn thận và tỉ mỉ

Người làm sự kiện phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ đến từng chi tiết để hạn chế tối đa các rủi ro ngoài mong muốn. Bên cạnh đó, họ cũng phải có khả năng quan sát tốt để có thể nắm bắt, hiểu rõ các vấn đề tốt hơn và đảm bảo kiểm soát được toàn bộ sự kiện tiến hành một cách thuận lợi.

Niềm đam mê và sự nhiệt tình

Vị trí công việc này thường được nhiều đánh giá là khá cực vì khối lượng công việc nhiều và phải thường xuyên di chuyển. Ở bất cứ ngành nghề nào thì cũng đều cần có đam mê để gắn bó lâu dài với nghề. Trong quá trình làm việc thì chính sự nhiệt tình còn hỗ trợ bạn vượt qua những trở ngại, khó khăn.

Mong rằng những thông tin về ngành tổ chức sự kiện trong bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu và định hướng nghề nghiệp của mình. Thường xuyên theo dõi cusc.edu.vn để tìm hiểu thêm nhiều điều thú vị về các ngành nghề khác nhé!